Zmena dodávateľa - je potrebná súťaž?

Dobrý deň,

Cirkevná základná škola s právnou subjektivitou je verejným obstarávateľom, a preto sa na ňu vzťahuje Zákon č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní (ďalej len "zákon o VO").

V súvislosti s nákupom potravín na stravovanie v zariadení školského stravovania (v školskej jedálni) v hodnote od 50 000€ do 220 999,99 € je potrebné zohľadniť nedávne zmeny v zákone o VO, ktoré nadobudli účinnosť 1. augusta 2024.

Novela zákona o VO zaviedla do § 1 ods. 13 písm. ab) novú podlimitnú výnimku pre nákup potravín pre zariadenia školského stravovania.

Táto výnimka znamená, že zákon o verejnom obstarávaní sa nevzťahuje na podlimitnú zákazku, ktorej predmetom je dodanie potravín, ktorých odberateľom je zariadenie školského stravovania.

Čo to v praxi znamená pre cirkevnú základnú školu pri nákupe potravín

Pri nákupe potravín do 50 000€ (bez DPH) ide o zákazku malého rozsahu, nespadá pod zákon o verejnom obstarávaní, nakupuje potraviny podľa aktuálnej ponuky na trhu.

Pri nákupe potravín pre školskú jedáleň v hodnote do 220 999,99 € nemusí aplikovať plné postupy verejného obstarávania, ako sú napríklad bežné nadlimitné alebo podlimitné postupy s otváraním ponúk, elektronickými aukciami a podobne.

Napriek spomínanej výnimke, škola má stále určité povinnosti, ktoré sú odvodené od princípov hospodárnosti, efektívnosti, transparentnosti a dobrého hospodárenia s verejnými prostriedkami:

Transparentnosť- proces nákupu by mal byť čo najotvorenejší a preukázateľný.

Hospodárnosť a efektívnosť- potraviny nakupovať v najlepšej kvalite za najlepšiu možnú cenu, aby sa dosiahol optimálny pomer ceny a úžitku (nekvalitné potraviny za výhodnú cenu nepredstavujú požadovaný úžitok).

Nediskriminácia hospodárskych subjektov- neuprednostňovať konkrétnych dodávateľov bez objektívneho dôvodu ( blízkosť skladov, rýchlosť dodania, dobrá overená spolupráca, kvalitné výrobky a pod.).

Rovnaké zaobchádzanie pre všetkých potenciálnych dodávateľov, rovnaké podmienky. Požiadavky na dodávateľov by mali byť primerané predmetu a hodnote zákazky.

Urobiť prieskum trhu:

Hoci to nie je formálne stanovený postup podľa zákona o VO, je odporúčané vykonať prieskum trhu. To znamená osloviť viacerých potenciálnych dodávateľov (napr. 3-5) s požiadavkou na cenovú ponuku a porovnať ich. Tento prieskum by mal byť zdokumentovaný (e-maily, záznamy z telefonátov, ponuky). Je kľúčové viesť riadnu dokumentáciu celého procesu nákupu.

1.Dokumentácia:

• Záznam z prieskumu trhu.
• Prijaté cenové ponuky.
• Odôvodnenia výberu dodávateľa (prečo bol vybraný konkrétny dodávateľ – napr. najlepšia cena, kvalita, referencie, dodacie podmienky).
• Uzavreté zmluvy s dodávateľmi. S vybraným dodávateľom je potrebné uzavrieť písomnú zmluvu na dodávku potravín.

2.Dodržiavanie ostatných predpisov: Aj mimo zákona o VO je potrebné dodržiavať ďalšie právne predpisy, ako napríklad:

• Zákon o výchove a vzdelávaní (školský zákon) a súvisiace vyhlášky o školskom stravovaní.
• Predpisy týkajúce sa hygieny potravín a bezpečnosti potravín.
• Finančné pásma pre školské stravovanie, ktoré určuje Ministerstvo školstva, výskumu, vývoja a mládeže SR.

3.Určenie predpokladanej hodnoty zákazky (PHZ): Je dôležité správne urobiť opis každej nakupovanej komodity a určiť celkovú predpokladanú hodnotu nákupu všetkých potravín na celé obdobie (napríklad na jeden školský rok), aby sa predišlo umelému deleniu zákazky s cieľom vyhnúť sa aplikácii zákona o VO. Ak by hodnota prekročila spomínaných 220 999,99 €, uplatňovala by sa iná kategória (Nadlimitná zákazka).

Hoci novela zákona o verejnom obstarávaní významne zjednodušila nákup potravín pre školské jedálne v rámci podlimitných zákaziek zavedením výnimky, cirkevná základná škola ako verejný obstarávateľ musí naďalej konať hospodárne, transparentne a efektívne. To si vyžaduje minimálne zdokumentovaný prieskum trhu a dodržiavanie všeobecných princípov verejného obstarávania a súvisiacich predpisov.