Registratúrny poriadok a registratúrny plán pre školské jedálne

Všeobecne záväzným právnym predpisom pre správu registratúry je zákon č. 395/ 2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov, ako aj vyhláška MV SR č. 628/ 2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov .

Zákon o archívoch a registratúrach v súčasnosti taxatívne vymenúva tých pôvodcov registratúry, ktorí majú povinnosť vypracovať registratúrny poriadok aj registratúrny plán a predložiť ich na posúdenie a schválenie príslušnému štátnemu archívu. Patria sem tí pôvodcovia registratúry, ktorí sú:

• orgánom verejnej správy,

• právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej správy,

• právnickou osobou zriadenou zákonom alebo

• právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon.

Táto povinnosť sa vzťahuje aj na všetky typy škôl a školských zariadení, ako aj na všetky orgány územnej samosprávy.

Registratúrny poriadok je interný predpis, ktorým si organizácia stanovuje pravidlá, ako sa manipuluje s dokumentmi vzniknutými z jeho činnosti, teda akým spôsobom sa prijímajú, tvoria, evidujú, vybavujú, označujú, ukladajú, využívajú a vyraďujú v čase, keď ich už pôvodca nebude z prevádzkových dôvodov potrebovať.

Registratúrny plán je interná norma, v ktorej organizácia uvedie, ako rozdelila svoje dokumenty. Dokumenty sa rozdeľujú do logických vecných skupín a v rámci nich, podľa potreby, ďalej na jednotlivé druhy. Každej vecnej skupine dokumentov sa v registratúrnom pláne tiež stanoví tzv. lehota uloženia, t. j. počet rokov, počas ktorých ich organizácia chce alebo potrebuje uchovávať pre svoju potrebu (z prevádzkových dôvodov; pretože to predpisuje nejaký osobitný právny predpis, napr. zákon o účtovníctve.

Školské jedálne, ktoré sú zariadením školy, školského zariadenia alebo zriaďovateľa školy (obec, mesto, samosprávny kraj), nevydávajú samostatný registratúrny poriadok. Manipulácia s ich registratúrnymi záznamami (dokumentmi) má byť upravená v registratúrnom poriadku školy alebo svojho zriaďovateľa, resp. aj školské jedálne majú automaticky rešpektovať pravidlá správy registratúry stanovené v internej norme organizácie, ktorej sú súčasťou. Zriaďovatelia zariadenia školského stravovania zabezpečujú informovanosť a vedenie dokumentácie vo svojej zriaďovateľskej pôsobnosti a vyžadujú od zariadenia školského stravovania:

• harmonogram zavedenia vzorového registratúrneho poriadku,

• registratúrny plán do praxe.

Poznámka:
Školská jedáleň, ktorá je súčasťou školy-právneho subjektu postupuje podľa registratúrneho poriadku školy, školská jedáleň - neprávny subjekt postupuje v súlade s registratúrnym poriadkom svojho zriaďovateľa(obec, mesto, VÚC ). Školská jedáleň ako samostatný právny subjekt má povinnosť vypracovať registratúrny poriadok a plán a predložiť ich na schválenie príslušnému štátnemu archívu.

Ak niektorá školská jedáleň funguje ako samostatný právny subjekt, ktorý poskytuje dodávateľským spôsobom svoje služby školám a školským zariadeniam, nie je povinná vypracovať registratúrny poriadok, nakoľko z jej činnosti nevznikajú archívne dokumenty. V tomto prípade sa odporúča pre správu jej registratúry použiť metodiku, návod ministerstva vnútra. „Jednoduchý návod na manipuláciu s registratúrnymi záznamami pre pôvodcov registratúry, ktorí nemajú povinnosť vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán, ktorý musia doplniť o:

• povinnosti súvisiace so správou špecifickej dokumentácie, ak z ich činnosti vzniká,

• špecifické druhy dokumentov vznikajúcich z ich činnosti v časti štruktúra registratúry.

Uvedený návod je možné nájsť na internetovej stránke MV SR.

Vzorový registratúrny plán školskej jedálne

Školy, ako aj orgány územnej samosprávy povinne vypracúvajú registratúrne poriadky a registratúrne plány. Vo vzorových registratúrnych plánoch, ktoré pre ne vypracovalo Ministerstvo vnútra SR, sa vecná skupina dokumentov súvisiacich so zabezpečením stravovania detí a mládeže nachádza pod hlavným abecedným znakom „Q Školstvo a telesná kultúra“, konkrétne pod registratúrnom značkou „QC“. Táto skupina označuje špecifické druhy registratúrnych záznamov (dokumentov) súvisiacich s činnosťou školských jedální.

Vzor č. 1 Registratúrny plán pre zariadenia školského stravovania TU

Ďalšie druhy dokumentov, ktoré súvisia so zabezpečením ich prevádzky (napr. bežná korešpondencia, zmluvy, ceny, účtovná agenda, kontroly, hygiena, operatívno‑technická evidencia k údržbe, styk s inými organizáciami a pod.), sa označujú príslušnými registratúrnymi značkami z registratúrneho plánu zriaďovateľa školskej jedálne, tak ako sú uvedené v rámci iných, príslušných vecných skupín dokumentov v rámci štruktúry členenia daného registratúrneho plánu.

Ďalšou možnosťou pri riadnej správe dokumentov vzniknutých z činnosti školskej jedálne je dokumenty ukladať a spravovať v súlade so vzorom spracovaným MŠ SR.

Ministerstvo školstva v súlade s § 14 ods. 1 zákona č. 596/ 2003 Z. z. o štátnej správe v školstve a školskej samospráve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov vydalo smernicu č. 17/ 2005‑R, ktorou sa určuje postup implementácie vzorového registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu pre školy a školské zariadenia.

Vzor č. 2 Registratúrny plán pre zariadenia školského stravovania TU

V prípade, že vedúca jedálne spracováva účtovnú agendu cez počítač je potrebné celú mesačnú zostavu podľa programu zakladať a evidovať v archívnej dokumentácii.

Archiváciu jednotlivých dokumentov a záznamov, ktoré súvisia s príručkou systému HACCP, upravuje samotná príručka E-MODEL príručky systému HACCP, kapitola č. 6, stanovuje dobu archivácie minimálne 2 roky.

Spracovala : Mgr. Ľudmila Očenášová, metodik pre školské stravovanie, RÚŠS-BB.