Registratúrny poriadok a registratúrny plán pre školské jedálne

lejstra

Registratúrny poriadok a registratúrny plán pre školské jedálne

1802 04 okt 2022

Na základe vašich otázok v diskusii sme pripravili článok o archivácii dokumentácie školskej jedálne.

Všeobecne záväzným právnym predpisom pre správu registratúry je zákon č. 395/ 2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov, ako aj vyhláška MV SR č. 628/ 2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov .

Zákon o archívoch a registratúrach v súčasnosti taxatívne vymenúva tých pôvodcov registratúry, ktorí majú povinnosť vypracovať registratúrny poriadok aj registratúrny plán a predložiť ich na posúdenie a schválenie príslušnému štátnemu archívu. Patria sem tí pôvodcovia registratúry, ktorí sú:

• orgánom verejnej správy,

• právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej správy,

• právnickou osobou zriadenou zákonom alebo

• právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon.

Táto povinnosť sa vzťahuje aj na všetky typy škôl a školských zariadení, ako aj na všetky orgány územnej samosprávy.

Registratúrny poriadok je interný predpis, ktorým si organizácia stanovuje pravidlá, ako sa manipuluje s dokumentmi vzniknutými z jeho činnosti, teda akým spôsobom sa prijímajú, tvoria, evidujú, vybavujú, označujú, ukladajú, využívajú a vyraďujú v čase, keď ich už pôvodca nebude z prevádzkových dôvodov potrebovať.

Registratúrny plán je interná norma, v ktorej organizácia uvedie, ako rozdelila svoje dokumenty. Dokumenty sa rozdeľujú do logických vecných skupín a v rámci nich, podľa potreby, ďalej na jednotlivé druhy. Každej vecnej skupine dokumentov sa v registratúrnom pláne tiež stanoví tzv. lehota uloženia, t. j. počet rokov, počas ktorých ich organizácia chce alebo potrebuje uchovávať pre svoju potrebu (z prevádzkových dôvodov; pretože to predpisuje nejaký osobitný právny predpis, napr. zákon o účtovníctve.

Školské jedálne, ktoré sú zariadením školy, školského zariadenia alebo zriaďovateľa školy (obec, mesto, samosprávny kraj), nevydávajú samostatný registratúrny poriadok. Manipulácia s ich registratúrnymi záznamami (dokumentmi) má byť upravená v registratúrnom poriadku školy alebo svojho zriaďovateľa, resp. aj školské jedálne majú automaticky rešpektovať pravidlá správy registratúry stanovené v internej norme organizácie, ktorej sú súčasťou. Zriaďovatelia zariadenia školského stravovania zabezpečujú informovanosť a vedenie dokumentácie vo svojej zriaďovateľskej pôsobnosti a vyžadujú od zariadenia školského stravovania:

• harmonogram zavedenia vzorového registratúrneho poriadku,

• registratúrny plán do praxe.

Poznámka:
Školská jedáleň, ktorá je súčasťou školy-právneho subjektu postupuje podľa registratúrneho poriadku školy, školská jedáleň - neprávny subjekt postupuje v súlade s registratúrnym poriadkom svojho zriaďovateľa(obec, mesto, VÚC ). Školská jedáleň ako samostatný právny subjekt má povinnosť vypracovať registratúrny poriadok a plán a predložiť ich na schválenie príslušnému štátnemu archívu.

Ak niektorá školská jedáleň funguje ako samostatný právny subjekt, ktorý poskytuje dodávateľským spôsobom svoje služby školám a školským zariadeniam, nie je povinná vypracovať registratúrny poriadok, nakoľko z jej činnosti nevznikajú archívne dokumenty. V tomto prípade sa odporúča pre správu jej registratúry použiť metodiku, návod ministerstva vnútra. „Jednoduchý návod na manipuláciu s registratúrnymi záznamami pre pôvodcov registratúry, ktorí nemajú povinnosť vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán, ktorý musia doplniť o:

• povinnosti súvisiace so správou špecifickej dokumentácie, ak z ich činnosti vzniká,

• špecifické druhy dokumentov vznikajúcich z ich činnosti v časti štruktúra registratúry.

Uvedený návod je možné nájsť na internetovej stránke MV SR.

Vzorový registratúrny plán školskej jedálne

Školy, ako aj orgány územnej samosprávy povinne vypracúvajú registratúrne poriadky a registratúrne plány. Vo vzorových registratúrnych plánoch, ktoré pre ne vypracovalo Ministerstvo vnútra SR, sa vecná skupina dokumentov súvisiacich so zabezpečením stravovania detí a mládeže nachádza pod hlavným abecedným znakom „Q Školstvo a telesná kultúra“, konkrétne pod registratúrnom značkou „QC“. Táto skupina označuje špecifické druhy registratúrnych záznamov (dokumentov) súvisiacich s činnosťou školských jedální.

Vzor č. 1 Registratúrny plán pre zariadenia školského stravovania TU

Ďalšie druhy dokumentov, ktoré súvisia so zabezpečením ich prevádzky (napr. bežná korešpondencia, zmluvy, ceny, účtovná agenda, kontroly, hygiena, operatívno‑technická evidencia k údržbe, styk s inými organizáciami a pod.), sa označujú príslušnými registratúrnymi značkami z registratúrneho plánu zriaďovateľa školskej jedálne, tak ako sú uvedené v rámci iných, príslušných vecných skupín dokumentov v rámci štruktúry členenia daného registratúrneho plánu.

Ďalšou možnosťou pri riadnej správe dokumentov vzniknutých z činnosti školskej jedálne je dokumenty ukladať a spravovať v súlade so vzorom spracovaným MŠ SR.

Ministerstvo školstva v súlade s § 14 ods. 1 zákona č. 596/ 2003 Z. z. o štátnej správe v školstve a školskej samospráve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov vydalo smernicu č. 17/ 2005‑R, ktorou sa určuje postup implementácie vzorového registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu pre školy a školské zariadenia.

Vzor č. 2 Registratúrny plán pre zariadenia školského stravovania TU

V prípade, že vedúca jedálne spracováva účtovnú agendu cez počítač je potrebné celú mesačnú zostavu podľa programu zakladať a evidovať v archívnej dokumentácii.

Archiváciu jednotlivých dokumentov a záznamov, ktoré súvisia s príručkou systému HACCP, upravuje samotná príručka E-MODEL príručky systému HACCP, kapitola č. 6, stanovuje dobu archivácie minimálne 2 roky.

Spracovala : Mgr. Ľudmila Očenášová, metodik pre školské stravovanie, RÚŠS-BB.

Nechcete prísť o žiadnu užitočnú informáciu? Zaregistrujte sa k odberu noviniek

Odosláním súhlasím so Zásadami ochrany osobných údajov.

Naši partneri
Liebherr
Zdravýživka
VIS
Rational
Ailos
Robot Coupe
AŠKOS
AG Foods
Granuldisk
LogIQ
Kema
Scanbox
Metos
Espik
Kobra kefy
HACCP Bakošová
Maso z lúky
Pán Zemiak
Ryba Handlová
Thuries Academy
Pomôžeme vám nájsť článok